A elaboração de um orçamento de obras é fundamental para que um engenheiro tenha sucesso na execução do projeto. Em outras palavras, isso quer dizer a entrega do trabalho dentro do prazo estipulado e dos custos estimados.
Prever e calcular
É fato que o orçamento é uma das etapas mais importantes no projeto da obra. Afinal, a partir dele podem-se prever receitas e futuras despesas, calcular desvios e fazer uma projeção do resultado financeiro – e comparar os números atuais e os desejados. Em determinados casos, esses números são a base para que construtoras e empresas possam elaborar planos de vendas de empreendimentos.
Mas engana-se quem acredita que fazer um planejamento orçamentário é apenas uma questão financeira. Como todas as etapas da obra estão no papel, assim como as pessoas e os fornecedores envolvidos, é possível realizar uma gestão mais eficiente, com realização das atividades dentro de cronogramas e maior controle do canteiro de obras.
Por que automatizar?
Automatizar um processo é utilizar máquinas ou dispositivos eletrônicos para a realização de tarefas antes feitas por pessoas. No caso de orçamentos de obras, estamos falando do uso de softwares e sistemas para o controle de gastos, despesas e prazos.
Para que você consiga desenvolver seu trabalho com precisão e sem contratempos, é necessário que o sistema escolhido seja capaz de projetar a coleta de dados (projetos, clientes, encarregados), armazenar informações por meio da consulta da base de dados e do histórico gerado, calcular dados percentuais automaticamente e elaborar relatórios tanto para gerência quanto para engenheiros.
A adoção de um sistema com essas características pode proporcionar muitas vantagens para sua obra. Uma delas é maior organização de todos os dados relativos à obra, além de maior precisão em relação a valores e datas, o que resulta em melhor desempenho e menor desperdício.
Com esses dados em mãos, você pode realizar simulações e criar diferentes situações a fim de compará-las e obter a melhor para sua empresa. Isso permite que se faça um estudo mais amplo da obra e com menor possibilidade de erros durante a execução.
Essa organização também é vantajosa para aumentar sua competitividade em relação ao mercado. Com todos os números em mãos, é possível identificar e cortar custos desnecessários, diminuir valores e aumentar investimentos antes da concorrência. Isso gera mais valor para seus clientes e cria uma fidelização maior, criando uma vantagem para você.
Outro benefício para sua obra é a possibilidade de monitoramento remoto. Com um sistema integrado, você tem a capacidade de acessar dados relativos à construção de qualquer lugar do mundo, analisar o andamento do processo e realizar as alterações necessárias em questão de minutos.
Aliado a isso, automatizar o processo de orçamento permite que vários setores da empresa tenham acesso a dados e planilhas referentes à obra. Essa integração pode aumentar a velocidade na montagem de todo o planejamento, assim como o reaproveitamento de informações já existentes.
Os sistemas geralmente possuem um banco de dados onde é possível armazenar históricos de orçamentos (isinapi.com). Essa capacidade é muito útil para sua empresa, já que ela pode reutilizar informações e experiências de outros momentos a fim de fazer comparações ou mesmo ter uma base para novas obras.
O processo de automatização
Para obter todas as vantagens que a automatização pode oferece oferecer a você, é importante avaliar primeiro se o seu sistema atual precisa ser mudado ou apenas necessita de ajustes, como melhor treinamento dos usuários ou atualização do software. Para isso, converse com sua equipe para analisar quais os problemas precisam ser solucionados e o que vocês desejam atingir com as melhorias.
Se a adoção de um novo sistema for a solução, o primeiro passo é fazer um planejamento da implementação do nosso processo de automatização. Adoção de novos equipamentos, treinamento de equipe, mudanças estruturais e outros pontos devem entrar nessa avaliação. Afinal, sua empresa vai realizar uma tarefa a partir do zero.
Um ponto que costuma ficar alheio durante qualquer mudança significativa em empresas é o alinhamento de toda a equipe. Todos os integrantes devem ter conhecimento do propósito, das expectativas, dos possíveis problemas e dos benefícios que isso vai trazer. Como esses processos normalmente geram uma queda de desempenho, esse engajamento pode reduzir os prejuízos previstos.
Com o planejamento em mãos, a execução é o próximo passo – e também o mais complicado. Mais do que trocar equipamentos ou sistemas, a implementação de uma nova metodologia de trabalho requer uma mudança de pensamento nas pessoas envolvidas. Nessa etapa, é essencial concentrar esforços para detectar os problemas que possam surgir ou mesmo antecipá-los, a fim de reduzir riscos.
Após o final de cata etapa estipulado no longo processo de mudança, você e sua equipe devem fazer uma avaliação. Nesse ponto, precisam ser analisados alguns aspectos: comparação entre tempo previsto e utilizado, erros e problemas, pontos a serem melhorados, entre outros. Aliás, essa verificação deve acontecer sempre, já que nenhum sistema é 100% eficaz, seja na construção civil ou em qualquer empresa no mundo.
Em busca do melhor desempenho
A automatização do processo de orçamentos de obras deve ter como finalidade a melhora na eficiência e na execução do seu trabalho ou mesmo da equipe. Por mais que a adoção de um sistema informatizado possa ser difícil, é essencial entender que, a longo prazo, vai trazer muitas vantagens.